یکی از نکاتی که باید تا حد زیادی در هر کسب‌وکاری به آن توجه شود، مدیریت کردن پروژه است. اگر کسب‌وکار شما با مشکل مواجه شود و از روی اصول مشخصی نتواند پیش رود، پروژه شما قطعا با شکست مواجه خواهد شد. پس لازم است حتما یک استراتژی مناسب و مدیریت اصولی برای آن به‌کار گیرید. در این مقاله به معرفی ابزارهای مدیریت پروژه که می‌توانید در کسب‌وکارتان به کار ببرید، می‌پردازیم.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه در هر کسب‌وکاری
اگر ابزارهای مدیریتی را درست استقاده کنید، مدیران می‌توانند از این روش‌ها، تغییراتی مهم و اقداماتی جدید را در شرکت یا سازمان خود به اجرا بگذارند. برای مثال، از ابزارهای مدیریت می‌توان برای تعریف و اجرای استراتژی، تعامل با مشتریان و کارمندان و همچنین نظارت بر عملکرد استفاده کرد.
هنگامی که می‌خواهید یک پروژه را برای یک تیم کوچک چند نفره مدیریت کنید، از چه ابزاری استفاده می‌کنید؟ پروژه‌های کوچک معمولا به ابزارهای پیچیده مانند مایکروسافت پروجکت (Microsoft Project) احتیاج ندارند و ابزار ساده‌تری مثل اکسل نیز می‌تواند مؤثر باشد.
ابزاری که امکاناتی برای مدیریت کردن کارها، زمان تحویل، یادآوری و حتی ارتباط میان افراد را به صورت آنلاین بتواند، فراهم کند و کار با آن نیز آسان باشد، می‌تواند کمک زیادی به شما بکند. این ابزارهای آنلاین مدیریت پروژه در مواقعی که نیاز داریم همه چیز ساده باشند و دسترسی آسان ضروری است، ایده‌آل هستند.
در ادامه به معرفی ۵ تا از ابزارهای آنلاین مدیریت پروژه که می‌توانید برای مدیریت کردن پروژه‌های نسبتا کوچک از آنها استفاده کنید، معرفی می‌کنیم.
۱- Trello
Trello یک ابزار مشارکتی یا همکاری برای تحلیل های کسب وکار است که به همکاری و برقراری ارتباط امن بین تیم‌ها و اشتراک گذاری اطلاعات کمک می کند. همچنین، به مدیران اجازه می دهد تا داده های کسب وکار را تجزیه وتحلیل کنند.استفاده از این نرم‌افزار بسیار ساده است.
Trello از روش “Kanban” که یکی از روش‌های مدیریت پروژه است استفاده می‌کند. به بیانی دیگر شما در روش دیداری کانبان، از یک تخته یا بُرد استفاده می‌کنید که شامل فهرست‌ها و فلش‌کارت‌هایی است که همه‌ی بخش‌های پروژه را نشان می‌دهد.
امکانات و ویژگی‌های نرم‌افزار ترلو عبارت است از:
- ایجاد چندین بُرد که در هرکدام می‌توان فهرست و کارت‌های دلخواه را ایجاد کرد.
- مشخص کردن زمان انجام کار و یادآوری برای شروع هر کار
- ایجاد برچسب برای سازمان‌دهی بهتر کارت‌ها
- اضافه کردن فایل از کامپیوتر، دراپ‌باکس یا گوگل‌درایو به کارت‌ها
- وارد کردن اعضا، توضیحات، نکته‌ها و فهرست‌های کنترل
- انتقال کارت‌ها از بُردی به بُرد دیگر
- استفاده همزمان در کامپیوتر و موبایل
- رایگان بودن
- مشارکتی امن با یک تیم
- اجازۀ مشاهدۀ فعالیت تیم را توسط انجمن‌ها
- اجازه ورود اعضا با حساب کاربری گوگل را می دهد
- تعیین مدیر (ادمین) برای مدیریت تنظیمات خصوصی
- به غیرفعالسازی اعضای قدیمی همراه با حفظ تاریخچه کاری آنها کمک می کند.
- اخذ داده ها تنها با یک کلیک
- …..
۲- MeisterTask
میسترتسک شباهت زیادی به ترلو دارد و ابزاری بصری برای مدیریت پروژه است. این ابزار دسترسی میان‌پلتفرمی دارد و برای استفاده از آن، فهرست‌هایی روی تخته ایجاد می‌کنند. این فهرست‌ها شامل کارت‌هایی برای کارهای مختلف است.
محیط این برنامه کاملا تنظیم‌شدنی است. چرا که می‌توانید در محیط برنامه از پس‌زمینه، رنگ‌ها و تصویر‌ها برای ساختن ظاهر نرم‌افزار استفاده کنید. همچنین این ابزار گزینه‌هایی مسیریابی در اختیار شما قرار می‌دهد.
از ویژگی‌های MeisterTask می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد چندین پروژه همزمان
- مشخص کردن زمان تحویل کار
- ایجاد برچسب‌های اختصاصی برای سازمان‌دهی بهتر
- اضافه کردن فایل از کامپیوتر، دراپ‌باکس یا گوگل درایو
- امکان جابه‌جایی کارت‌ها در پروژه‌ها
- مشاهده کردن و لایک کردن کارت‌های خاص
- دریافت هشدار
- نصب بر روی موبایل
- نسخه‌ی رایگان
در نسخه‌ی پولی نرم افزار میسترتسک ویژگیهایی مانند امکان ایجاد فایل‌های حجیم‌تر و گزینه‌هایی برای یکپارچه‌سازی‌های چندگانه در اختیار شما گذاشته شده است.
۳- Podio
مناسب برای: تطبیق دادن محیط کار، ارتباط میان اعضا؛ سهولت در استفاده.
اگر به یک روش نوشتاری برای مدیریت پروژه علاقه‌ی بیشتری دارد، پادیو را امتحان کنید. این اپلیکیشن از یک محیط کاری برای تیم و پروژه‌هایتان استفاده می‌کند. شما می‌توانید وظایف مختلف را در یک محیط کاری مشخص کنید، تقویم را چک کنید و همه‌ی فعالیت‌های مربوط به پروژه‌ها را تیتروار ببینید.
پادیو شامل یک بازار اپلیکیشن فوق‌العاده است که می‌توانید در آن بسته‌های نرم‌افزاری عملیاتی یا صنعتی را جست‌وجو کنید. برای مثال اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه شامل اپلیکیشن‌هایی برای قرار ملاقات، تحویل کارها و برنامه‌ی زمانی می‌شود. هنگامی که یک اپلیکیشن یا بسته‌ی نرم‌افزاری را اضافه می‌کنید، می‌توانید آنها را به گونه‌ای که برای‌تان مناسب است، پیکربندی کنید.
این ویژگی پادیو فوق‌العاده است، چراکه می‌توانید آن را به بهترین‌‌شکل برای خودتان مناسب‌سازی کنید تا دقیقا به شکلی که می‌خواهید برای‌تان کار کند.
در اینجا فهرستی از ویژگی‌های پادیو را بیان می‌کنیم. به‌یاد داشته باشید که هر نرم‌افزاری که اضافه می‌کنید، علاوه بر ویژگیهایی که در اینجا بیان می‌کنیم، ویژگی‌های خاص خودش را نیز دارد:
- دعوت از اعضای تیم و کنترل کردن امکان دسترسیشان
- مشخص کردن کارها همراه با زمان تحویل، یادآور، فایل‌های پیوستی، توضیحات و واگذار کردن آنها به اعضا
- استفاده از یادآور و تکرار کارها
- مشاهده‌ی تمام مکالمات در محیط کاری همراه با توضیح‌ها، لایک‌ها و تذکر‌ها
- به‌اشتراک گذاشتن پیوند‌ها، فایل‌ها و پرسش‌ها
- اضافه کردن توضیح برای کارها
- دریافت هشدار برای فعالیت‌ها
- امکان مکالمه‌ی خصوصی با افراد
علاوه بر وب‌سایت پادیو که امکان دسترسی آسان را برای شما فراهم کرده است، می‌توانید از اپلیکیشن تلفن همراه نیز استفاه کنید. می‌توانید از پادیو برای گروه‌های ۵ نفره به‌صورت رایگان استفاده کنید و ۵ عضو بیرونی نیز می‌توانند وارد محیط کار شما شوند. اگر می‌خواهید اعضای بیشتری داشته باشید، باید از نسخه‌ی پولی آن استفاده کنید.
۴- Wrike
ریکه یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه است که برای بررسی انعطاف‌پذیری پروژه، پروژه‌ها و پرونده‌های چندگانه و مدیریت گسترده‌ی کارها مناسب است. این کار با ذخیره سازی اطاعات متمرکز، به کاهش هزینه تحلیل کل پروژه کمک می کند.
ریکه یک ابزار آنلاین مناسب دیگر است که شبیه پادیو عمل می‌کند. نکته‌ی جالب درباره‌ی ریکه این است که می‌توانید انتخاب کنید پروژه‌ها را به‌صورت بصری مشاهده کنید یا نوشتاری. می‌توانید به‌صورت فهرست‌وار، تخته یا جدولی کارها را ببینید یا بسته به نیازتان از هر سه استفاده کنید. ریکه همچنین خط زمان پروژه‌ها و کارهایتان را نشان می‌دهد.
به ویژگی‌های ریکه نگاهی بیندازید تا ببینید که آیا این ابزار برای شما مناسب است یا خیر:
- دعوت از اعضای تیم و کنترل گزینه‌های اشتراک‌گذرای
- مشخص کردن کارهای همراه با زمان تحویل، کارهای فرعی، پیوست‌ها، وابستگی‌ها، توضیحات و واگذار کردن کارها به اعضا
- مشخص کردن اولویت‌ها، مضاعف کردن کارها یا تکرار فهرست کارهایی که باید انجام شوند
- مشاهده‌ی جریان کامل فعالیت‌ها همراه با توضیحات و فایل‌های پیوستی
- دنبال کردن کارها و فیلتر کردن کارهایی که به شما محول شده‌اند
- بررسی محیط برنامه‌تان برای کارهایی خودتان
- وارد کردن و خارج کردن پروژه‌ها
- امکان ایجاد بلوک‌های اصلی کاری (Blocks of Work)
- قابلیت درخواست فرم‌ها واتوماسیون
- …..
برخلاف دیگر ابزارهای آنلاینی که تاکنون معرفی کردیم ریکه پولی است. اما می‌توانید برای یک دوره‌ی ۱۴ روزه از آن به‌صورت آزمایشی استفاده کنید. نسخه‌ی اندروید و IOS این اپلیکیشن به‌صورت رایگان در اختیار شما قرار می‌گیرد تا در هر جایی بتوانید از این نرم‌افزار استفاده کنید. ریکه همچنین یک منبع گسترده در اختیارتان قرار می‌دهد که مقاله‌ها، ویدئو‌ها و مورد کاوی‌های سودمندی در حوزه‌ی کاری‌تان فراهم می‌کند.
۵- Freedcamp
نرم افزار فریدکمپ یکی از ابزارهای مدیریت پروژه برای کسب‌وکارها می‌باشد. این نرم‌افزار مناسب پروژه‌ها در هر اندازه‌ای، مشاهده‌ی پروژه به صورت فهرستی و کانبان و همکاری تیمی است.
اگر ترجیح می‌دهید تنها با یک ابزار مدیریت پروژه کار کنید، فریدکمپ بهترین گزینه برای شماست. این ابزار به شما این امکان را می‌دهد که همزمان چندین پروژه و کار را تعریف کنید، از تخته‌ی تصمیم‌گیری استفاده کنید و فایل‌ها را در یک محیط تیمی خوب به اشتراک بگذارید. همچنین به‌راحتی می‌توانید نمایش فهرست‌وار را به کانبان تبدیل کنید.
چیزی که فریدکمپ را برجسته می‌کند ویژگی‌های بسیار زیادی است که به‌صورت رایگان در اختیار شما قرار می‌دهد. در اینجا برخی از این ویژگی‌ها را بیان می‌کنیم:
- دعوت اعضای تیم و کنترل کردن دسترسیشان
- مشخص کردن کارها همراه با زمان انجام، کارهای فرعی، فایل‌های پیوستی، اولویت‌ها، توضیحات و تخصیص کارها
- شروع کردن، متوقف کردن یا شروع دوباره‌ی فرایند کارها
- دسته‌بندی و فیلتر کردن پروژه‌ها در هر دو شیوه‌ی نمایش کانبان و فهرستی
- اضافه کردن سریع اتفاق‌ها به تقویم و شروع یک بحث جدید
- دریافت و فیلتر کردن هشدار‌ها
- رفتن به صفحه‌ی اصلی، صفحه‌ی کارها و تقویم تنها با یک کلیک
- اضافه کردن و دسترسی به صفحه‌های مشخص‌شده و میانبرها
فریدکمپ ویژگی‌های زیادی در نسخه‌ی رایگانش برای شما فراهم می‌کند. همچنین انعطاف‌پذیری آن اجازه‌ی مدیریت پروژه‌ها را در اندازه‌‌های مختلف فراهم می‌کند. شما و اعضای تیم‌تان می‌توانید به این ابزار از طریق وب‌سایت و تلفن‌های همراه اندروید و IOS دسترسی داشته باشید.
نسخه‌ی رایگان این ابزار تقریبا به همه‌ی نیازهای شما و اعضای تیم‌تان پاسخ می‌دهد. اما اگر به فایل‌هایی با اندازه‌ی بزرگ‌تر، یکپارچه‌سازی خدمات یا پشتیبانی از داده‌ها احتیاج دارید باید نسخه‌ی پولی این ابزار را خریداری کنید.
